Il database: il più bel romanzo mai scritto!

Sai che il database è il miglior amico del Fundraiser?

Correva l’anno 2016 e una novella fundraiser-Francesca conosceva per la prima volta Roger Bergonzoli della Fondazione Santa Rita da Cascia. Eravamo al Festival del Fundraising e ricordo ancora come se fosse oggi la frase che ci disse relativamente al database: “Se dovessi fuggire su un’isola deserta, mi porterei solo una cosa: il database.”


Proprio così, carissimo tu che mi stai leggendo, il database con tutti i suoi contenuti è un asset molto, molto importante nella raccolta fondi, è quella cosa che contiene la storia dei tuoi donatori e anche della tua organizzazione.

Ecco perché è fondamentale saperlo usare, curare, segmentare, incrementare, leggere, estrarre, categorizzare…

In alcune organizzazioni, le più grandicelle e strutturate, esiste una persona demandata a gestire il database, nelle piccole invece spesso un po’ tutti ci mettono le mani rischiando a volte di implementare dati in modo disgregato e poco corretto.

Ho riflettuto un po’ in questi mesi sulla tematica database e mi sono chiesta un po’ di cose. Oggi ho voluto tirare un po’ le fila e condividere con te quanto segue.

PRIMA RIFLESSIONE: COSA METTERE NEL DATABASE?

Come dicevo sopra, devi immaginare che il tuo (o meglio della tua organizzazione!) database è una storia epistolare, di una persona che scrive, l’organizzazione, e una che riceve, il donatore o prospect.

Non so se hai mai avuto un amico di penna, io sì. A parte l’amarcord dello scrivere a mano e del mandarsi oggetti di vario genere nelle buste, oggi mi piacerebbe davvero molto riprendere in mano tutte le cose che avevo spedito alla mia amica Chiara, però non mi facevo la fotocopia delle lettere.

Se avessi avuto un database probabilmente le avrei classificate un po’ tutte, scrivendomi anche che regalino le avevo mandato, quali foto…insomma, tutto quello che aveva cucito la nostra storia.

Il database serve un po’ a questo, ad avere in mano trama e ordito di un tessuto.

Quello che hai spedito e le eventuali risposte.

Serve per tracciare e per essere certi che i segmenti giusti di donatori rimangano aggiornati in modo corretto sui progetti. Serve anche per evitare di inviare cose superflue.

Le organizzazioni con il SAD (Sostegno a distanza) lo usano per associare il donatore al bambino e per essere certo che sia al corrente di tutti i progressi.

Nel database, oltre ai dati di contatto di un’anagrafica, vanno quindi messi tutti i dettagli relativi alla sua relazione con l’organizzazione. Quando ti chiama per farvi i complimenti e anche quando ti chiama perché magari è un donatore deluso. Sì, succede anche quello e il donatore deluso va ascoltato e possibilmente si cerca di capire il perché della sua delusione.

Va inserito nel database anche eventuali relazioni dell’anagrafica, la sua famiglia, l’azienda e se conosce qualcuno nella vostra organizzazione.

SECONDA RIFLESSIONE: COME CATALOGARE I DATI?

Questo forse è il punto più complesso che richiede un passaggio indietro.

Non è solo una questione di riempire il database, di popolarlo. Il vero punto è che i dati inseriti devono essere estraibili con dei parametri ben precisi.

Hai presente Indovina chi?

L’obiettivo è indovinare il personaggio sulla carta del tuo avversario. Per farlo devi porgli delle domande.

Ha gli occhiali? Ha il naso grande? E’ biondo? Ha i capelli?

Bene, quando vai a cercare le anagrafiche sul database devi porti delle domande per estrarli.

Si potrebbe dire che i parametri gisti per inserire le anagrafiche sul database sono le risposte alle tue domande.

Per esempio: se sai che la tua organizzazione necessita di tenere tracciati particolari gruppi, tipo tutti quelli che fanno volontariato aziendale nella tua organizzazione, puoi andare a legarli a quella particolare caratteristica.

Come fare?

Un ottimo strumento sono le categorie. Ma attenzione! Le categorie non devono essere “small Donor” “big Donor”, categoria è tutto ciò che è un’etichetta.

Per esempio se l’anagrafica è arrivata da un evento, piuttosto che da un particolare processo di acquisizione.

Tieni presente che queste categorie, unitamente alla data di caricamento dell’anagrafica, ti permetteranno anche di misurare alcune campagne che hai effettuato. Un po’ come le donazioni, se riferibili a una specifica campagna, sono utili a capire l’andamento di una campagna.

Se invece vuoi andare a classificare l’anagrafica in base all’importo che dona, puoi utilizzare la segmentazione basata sulla RFM (Recency, Frequency, Monetary). Questi tre parametri permettono di andare a segmentare soprattutto in fase di creazione dei cluster per gli invii di mailing e dem.

Ovviamente la RFM è calcolabile solo quando il donatore è effettivamente tale, ha quindi fatto almeno una donazione. Prima avrai soltanto dei prospect che però non sono da buttare, anzi! Sono i non donatori!

TERZA RIFLESSIONE: CHI PUO’ METTERE LE MANI SUL DATABASE

Questione spinosa, ma che prima o poi dovrai risolvere. Tutti è la risposta sbagliata, tienilo presente. Tutti con riserve è quella giusta.

Ti spiego: se il tuo Presidente vuole l’accesso, è corretto che lo abbia, magari puoi metterglielo in sola lettura, in questo modo non devi fargli una spiegazione troppo dettagliata del suo funzionamento. In questo modo potrà consultarlo senza il rischio che modifichi alcune parti.

Se altri della tua organizzazione devono curare la relazione a livello di comunicazioni valuta di dare loro la possibilità di non vedere la parte delle donazioni, ma magari rendi chiaro se sono o meno donatori, in modo che ci sia un’ulteriore attenzione in fase di contatto.

Ricorda che creare delle restrizioni non vuol dire essere cattivi, vuol dire tutelare uno strumento che costa fatica, soldi (e sangue oserei) costruire. E’ giusto quindi che ci metta le mani solo chi sa utilizzarlo veramente bene.

Ricorda inoltre che la persona che mette le mani sul database deve avere l’autorizzazione a trattare dati come riportato sulla vostra privacy policy. Questa cosa puoi verificarla con chi nella tua organizzazione si occupa di tutto questo, oppure con il DPO, che è l’interlocutore giusto in caso di dubbi relativi alla gestione delle anagrafiche.

Se poi hai un analista nella tua organizzazione che è addetto al database, beh…è suo!

QUARTA RIFLESSIONE: QUALE DATABASE SCEGLIERE?

Questa domanda me la stanno facendo da mesi.

Ad oggi nella mia vita di fundraiser ne ho provati 3 di cui non farò nomi, ma a cui aggiungo il foglio Excel.

Non faccio nomi perché non è una questione di database perfetto, mettetevi in testa che il database non è un vestito sartoriale, a meno che abbiate i soldi per svilupparvelo in casa. I database sono dei prodotti complessi, ognuno ha le sue peculiarità e il fornitore lo ha creato perché avesse determinati obiettivi.

Il consiglio che ti do è capire a cosa vi serve il database, quindi dialogate sempre con il fornitore in modo da capire quello che vi offre. Confrontatevi poi con colleghi di altre organizzazioni e provate a capire come lo usano loro e quale usano.

Non fermatevi mai di fronte a quelli che liquidano con un: “Fa schifo.” Prima cosa: non è professionale, seconda cosa: cosa vuol dire?

Abbiate ben chiaro anche come funziona l’assistenza al database. Una buona assistenza, soprattutto in fase iniziale vi servirà.

INFINE IL CONSIGLIO DELLA NONNA

Non scoraggiatevi.

Qualsiasi database all’inizio è brutto. Lo è perché deve trattare dati, numeri, informazioni. Il database non è una graphic novel, non gli viene chiesto di avere una bellezza estetica.

L’importante è che funzioni, che il fornitore e l’assistenza siano presenti e vi aiutino nei primi passi e anche dopo.

Non abbiate paura anche di osare. A volte creare delle anagrafiche finte è un ottimo modo per capire, smanettare, provare il vostro database e tutti quei simpatici tasti che trovate sulle diverse finestre.

Pian piano capirete, fidatevi!

E se hai dubbi e perplessità, ti ricordo che puoi contattarmi!

5×1000? Presente!

Ebbene, è quel periodo dell’anno in cui:

  • sbucano manine che chiedono il 5
  • i colleghi ti scrivono, orgogliosi di mostrarti quella nuova campagna
  • i presidenti ti dicono che l’anno scorso è andata così, ma quest’anno con il doppio di 0 (zero) devi raccogliere il triplo dell’anno prima
  • sembra che non ci siano altre ragioni di vita

Sì, hai capito bene, è quel periodo dell’anno in cui ci si straccia le vesti per la Campagna 5×1000.

Ma posso dirti una cosa? Posso svelarti un segreto?

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Ho la soluzione: la raccolta fondi su Facebook!

Dimmi che non hai mai detto questa frase.

Lo so, ti è venuta la tentazione. Sì, pure io l’ho attivata per la Onlus presso cui lavoro, ma no, non ho mai detto quella frase. E magari poi ti spiego anche il perché.

Qui però voglio dirti che ho voluto provare la raccolta fondi su Facebook, perché volevo capire come funzionava sia dal lato del donatore, che di quello del personal Fundraiser.

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Ti racconto una bella storia: sono andata a una mostra segreta

Concedetemi un OT.

C’è una bambina che vive in un paese lontano, un paese dove non c’è pace da tempo. Questa bambina ha 11 anni, si chiama Maria Barghouty e vive in Siria. I suoi disegni, al contrario di lei, hanno viaggiato tanto, grazie a un amico di famiglia, e il suo talento è arrivato fin sulle rive del lago d’Orta, a Omegna, dal Consiglio Comunale dei Ragazzi (CCR), che l’hanno subito adottata e ora vogliono farla venire qui in Italia.

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Cose da imparare dal profit

“I’m your father!”

Non so se sia nato prima il profit o il non profit.

Ma una cosa è certa: anche se sembra brutto e cattivo, anche se il profit viene dipinto come se fosse l’impero del male, sono convinta che il terzo settore debba imparare tanto, tantissimo dal profit!

E adesso ti do tre motivi concreti per dirti perché! Pronto con la spada laser?

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